1. Kto opiekuje się danymi?
Administratorem danych osób kontaktujących się w sprawie programu Podróże za sztuką i tworzonego klubu pasjonatów jest HEMAJU RCI sp. z o.o.
ul. Szlak 77, lok. 222, 31-153 Kraków, Polska
KRS 0001254891 · NIP 6762724314 · REGON 545290177.
Sprawy prywatności i realizacji praw: biuro@hemaju.pl lub listownie na adres spółki z dopiskiem „Dane osobowe — Podróże za sztuką”. Kontakt dotyczący programu: contact@futurale.studio.
Koncepcję i opiekę kuratorską prowadzi mgr historii sztuki Henryk Tanerowicz / FUTURALE.studio. Nazwy projektów i marek nie zastępują wskazanego wyżej administratora. Samo powiązanie spółek w grupie HEMAJU nie oznacza automatycznego udostępniania danych innym spółkom.
2. Jakie dane przetwarzamy?
Otrzymujemy dane, które dobrowolnie podasz: imię i nazwisko, adres e-mail, charakter zgłoszenia oraz — opcjonalnie — wybrany kierunek, zainteresowania, częstotliwość podróży, termin, wielkość grupy i treść wiadomości. Przy potwierdzanych zapisach dochodzą numer i status karty, wybór jej wyglądu oraz daty i treść oświadczeń, potwierdzeń i rezygnacji.
Infrastruktura serwera i poczty może przetwarzać dane techniczne, takie jak adres IP, czas połączenia, żądany adres i informacje o przeglądarce, potrzebne do działania i ochrony usług. Moduł zapisów ogranicza powtarzające się zgłoszenia przy użyciu skrótu adresu IP i e-maila; nie wymaga podania numeru PESEL, dokumentu tożsamości ani danych płatniczych.
3. Po co i na jakiej podstawie?
| Cel | Podstawa |
|---|---|
| Odpowiedź na pytanie, współpraca z partnerami i przygotowanie propozycji | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zgłoszenia. Gdy prosisz o konkretną ofertę w celu zawarcia umowy: art. 6 ust. 1 lit. b RODO. |
| Obsługa potwierdzonego członkostwa i osobistej karty po uruchomieniu klubu | Art. 6 ust. 1 lit. b RODO — świadczenie wybranej usługi klubowej na warunkach przedstawionych przed zapisem. |
| Przyszłe propozycje i informacje handlowe programu przesyłane e-mailem | Dobrowolna, odrębna zgoda: art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz uprzednia zgoda na kontakt e-mail zgodnie z art. 398 Prawa komunikacji elektronicznej. Brak zgody nie blokuje odpowiedzi na Twoje zapytanie. |
| Ochrona przed nadużyciami, wykazanie zgód i obsługa ewentualnych roszczeń | Art. 6 ust. 1 lit. f RODO — bezpieczeństwo usług oraz ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, w niezbędnym i proporcjonalnym zakresie. |
| Obowiązki wynikające z przepisów, jeśli pojawią się w danej relacji | Art. 6 ust. 1 lit. c RODO, w zakresie konkretnego obowiązku. Dodatkowe zasady dotyczące płatnej podróży otrzymasz przy jej ofercie. |
4. Jak działa formularz i karta?
Aktualny etap programu to zbieranie zainteresowania bez wpłat. Przy formularzu wskazujemy sposób przesłania zgłoszenia. W trybie przygotowania wiadomości zobaczysz jej pełną treść, a następnie wyślesz ją samodzielnie z własnej poczty. Samo wypełnienie pól nie wysyła zgłoszenia do bazy.
Bezpośrednie zapisy mogą zostać uruchomione po skonfigurowaniu obsługi programu. Zapisy do klubu i na kolejne oferty wymagają wtedy potwierdzenia adresu e-mail; link potwierdzający jest ważny 48 godzin. Samo otwarcie linku nie aktywuje zapisu — potrzebne jest osobne zatwierdzenie.
Personalizacja wzoru karty odbywa się w przeglądarce. Plik pobierasz na swoje urządzenie; skrypt nie tworzy z tego powodu konta ani aktywnego członkostwa. QR na wzorze prowadzi do strony klubu. QR na aktywnej karcie potwierdza jej status bez ujawniania imienia i e-maila. Osobisty link do aktywnej karty umożliwia jej wyświetlenie i wymaga zachowania poufności.
Zakup VIZIT ONE jest opcjonalny. Strona nie synchronizuje automatycznie danych z VIZIT ONE. Ewentualna przyszła integracja wymaga osobnej informacji o zakresie i zasadach przekazywania danych.
5. Kto może mieć dostęp?
Dostęp mogą otrzymać upoważnione osoby obsługujące program oraz dostawcy hostingu, poczty, wsparcia informatycznego i zabezpieczeń, w zakresie potrzebnym do wykonania ich zadań. Usługodawcy przetwarzający dane na nasze zlecenie powinni działać na podstawie odpowiednich umów i instrukcji. Organy publiczne otrzymują dane wyłącznie wtedy, gdy wynika to z prawa.
Podgląd udostępniony w środowisku ChatGPT korzysta z usług OpenAI i infrastruktury tej platformy. Logowanie do konta, dane techniczne i własne pliki cookies platformy podlegają także informacjom o prywatności OpenAI. Po przejściu na zewnętrzną stronę lub do własnego programu pocztowego stosowane są również zasady wybranego dostawcy.
6. Przetwarzanie poza EOG
Usługi technologiczne wykorzystywane przy podglądzie ChatGPT lub przez dostawców hostingu i poczty mogą wiązać się z przetwarzaniem poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W zakresie transferów realizowanych na zlecenie administratora stosuje się odpowiednią podstawę z rozdziału V RODO, w szczególności decyzję stwierdzającą odpowiedni stopień ochrony lub standardowe klauzule umowne, stosownie do danego dostawcy i transferu.
Informację o odbiorcach, stosowanym mechanizmie i sposobie uzyskania kopii właściwych zabezpieczeń możesz otrzymać, kontaktując się z administratorem. Sama przynależność do grupy HEMAJU nie stanowi podstawy przekazania danych za granicę.
7. Jak długo przechowujemy dane?
- Wpisy na wzorze karty: pozostają w pamięci otwartej strony; nie zapisujemy ich w pamięci lokalnej przeglądarki. Pobrany plik pozostaje na Twoim urządzeniu do jego usunięcia.
- Niepotwierdzone zapisy do klubu lub na przyszłe oferty: do 30 dni od ostatniego takiego zgłoszenia. Link potwierdzenia wygasa po 48 godzinach. Czasowe znaczniki ograniczające nadużycia wygasają po godzinie.
- Korespondencja i zwykłe zapytania: przez czas obsługi, następnie do 12 miesięcy od zakończenia kontaktu, chyba że dalsze przechowywanie jest potrzebne z powodu obowiązku prawnego lub konkretnego roszczenia.
- Potwierdzone dane klubu: przez czas korzystania z członkostwa i obsługi karty. Możesz poprosić o zakończenie członkostwa, pisząc na adres administratora.
- Adres do przyszłych ofert: do wycofania zgody. Minimalną historię zgody i rezygnacji można zachować wyłącznie przez okres niezbędny do wykazania prawidłowości kontaktu i upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń; nie wykorzystuje się jej do dalszych ofert.
- Logi i kopie bezpieczeństwa: przez okres konieczny do ochrony, odtworzenia i prawidłowego utrzymania usług, zgodnie z cyklem danego dostawcy. Dane w kopiach nie służą do bieżącego marketingu. Szczegóły dotyczące konkretnego zgłoszenia uzyskasz od administratora.
8. Twoje prawa i rezygnacja
Na warunkach przewidzianych w RODO możesz żądać dostępu i kopii danych, sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania oraz przenoszenia danych. Możesz wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na uzasadnionym interesie; sprzeciw wobec marketingu bezpośredniego zatrzymuje wykorzystanie danych w tym celu.
Zgodę na przyszłe oferty możesz wycofać w każdej chwili przez odsyłacz rezygnacji w wiadomości albo pisząc na biuro@hemaju.pl. Wycofanie nie wpływa na zgodność wcześniejszego przetwarzania z prawem. Rezygnacja z ofert nie wymaga rezygnacji z klubu.
Na żądania dotyczące praw odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca; w przypadkach dopuszczonych przez RODO informujemy o przedłużeniu terminu. Dla ochrony danych możemy zweryfikować, czy wniosek pochodzi od właściwej osoby. Masz prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
9. Dobrowolność i sposób podejmowania decyzji
Podanie danych jest dobrowolne. Imię i adres e-mail są potrzebne, aby obsłużyć zgłoszenie i odpowiedzieć. Pozostałe informacje pomagają dopasować propozycję, lecz nie są wymagane. Potwierdzenie zapoznania się z informacją o danych nie jest zgodą na marketing.
Nie podejmujemy wobec Ciebie wyłącznie automatycznych decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotnie wpływających na Twoją sytuację. Podane zainteresowania służą do opracowania programu i dopasowania propozycji.